Phần mềm Kế toán quản trị và giải pháp ERP

Giới thiệu sơ lược phần mềm TiHa.Net gồm những chức năng chính sau:

A.BÁN HÀNG:
1. Quản lý hàng hóa:

·       Quản lý được tổng, chi tiết số lượng, doanh số nhập xuất tồn bất kỳ
khoảng thời gian nào, tất cả hoặc nhóm hoặc từng mã hàng.

·       Khi tại quầy xuất hàng vừa làm phiếu thì bộ phận kho thấy ngay cần
xuất gì, hàng hoá đó đang nằm ở vị trí nào trong kho (Nếu kho có ngăn vị trí).

·       Trong khi xuất hàng người xuất hàng cũng như kho biết ngay số lượng hàng tồn đó.

·       Có thể dùng thiết bị quét mã vạch xuất hàng, thiết bị kiểm kho di
động để làm việc nhanh và chính xác hơn.

·       Định giá bán: Phần mềm cho phép thiết lập không giới hạn số lượng bảng giá, mỗi bảng giá có 3 cột giá. Chúng ta có thể áp dụng cho từng khách hàng hưởng cột giá nào của Bảng giá nào, hoặc cài đặt giá theo nhóm khách hàng. Mỗi nhân viên chỉ được thấy một bảng giá do admin phân quyền, nhân viên bán hàng không được (hoặc được do ta phân quyền) thay đổi giá, mỗi bảng giá có thời gian hiệu lực do ta quy định.

Về phần định giá bán phần mềm đã có rất nhiều cách, phù hợp cho những nơi có chính sách giá phức tạp, như có nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh có giá khác nhau, mỗi nv kinh doanh thấy giá khác nhau, tuỳ vị trí…

·       Sản phẩm là dịch vụ thì nhân viên bán hàng được tự gõ giá vào. Ví dụ: Tiền công cài đặt, công sửa chữa,...

·       Chức năng PivotTable có thể kéo-nhả cho ra kết quả mong muốn (Ví dụ: Có thể thống kê số lượng, doanh số theo nhân viên bán hàng,theo nhóm hàng, theo khách hàng, theo vùng, Quận...).

·       Dự báo thời gian sẽ hết hàng, đề nghị nhập hàng, bán hàng tồn

·       Giới hạn tồn kho tối thiếu/tối đa cho một mã hàng cho từng kho hoặc nhóm kho.

·       In mã vạch cho sản phẩm theo chuẩn Code39, EAN8, EAN13, Code128

·       Quản lý  Serial, IMEI Nhập, xuất, chuyển kho, bảo hành đều có thể quản lý số serial, IMEI có thể đinh nghĩa từng mã hàng có bắt buộc nhập số serial, IMEI hay không.

·       Thẻ kho: Theo dõi mọi phát sinh của một mã hàng ở bất kỳ giai đoạn nào.

·       Đa đơn vị tính: Quản l‎ý một sản phẩm sản phẩm xuất nhập tồn bằng nhiều đơn vị tính khác nhau. Vd: Kg, Cây, Bao hoặc Viên, Thùng, m2,...

·       Lắp ráp tháo rời: Hỗ trợ xuất nhập lắp ráp tháo rời. Ví dụ: Lắp ráp tháo rời máy bộ vi tính.

·       Quản lý đơn đặt hàng nhà cung cấp, đơn hàng khách hàng

·       Quản lý nhiều kho, chuỗi cửa hàng

·       Cho phép mở nhiều kho phụ: Phục vụ cho những showroom hoặc nhà nhiều tầng vị trí lưu trữ một nhóm hàng, khi nhập xuất chuyển có thể cùng một lúc phát sinh hàng hoá ở nhiều nơi (mỗi nơi là một kho phụ), nhưng về mặt tổng thể báo cáo xem như chỉ xuất ở một kho (kho chính). Khi xem tồn kho có thể xem tồn tại kho chính và tồn chi tiết từng kho phụ của kho chính đó.

  ...

2. Quản lý công nợ:

·       Quản lý được công nợ phải thu, phải trả.

·       Xem được lịch sử mua bán thu chi từng khách hàng, bất kỳ khoảng
thời gian nào.

·       Giới hạn nợ theo số tiền, theo ngày hẹn thanh toán, theo tài sản đang có, danh sách nợ quá hạn, đến hạn

·       Nợ phải trả

·       Có thể theo dõi lãi nợ phải thu cho những phiếu xuất nợ quá hạn

·       Lập bảng kê thu tiền: Lập bảng kê thu tiền theo nhân viên thu tiền và phù hợp với lịch chi công nợ của khách hàng.

·       …

3. Quản lý tiền mặt:

·       Quản lý tiền mặt thu/chi trong ngày cũng như bất kỳ khoảng thời gian nào.

·       Biết được tồn quỹ bất kỳ lúc nào

·       Tiền tồn cho từng nhân viên thu ngân

·       Chuyển tiền giữa các thu ngân

·       Phân tích chi phí theo chỉ tiêu, theo phòng ban, theo lý do,…

·        ...

4. Quản lý tiền Ngân hàng:

·       Quản lý tiền gửi/rút bất kỳ khoảng thời gian nào của một tài khoản

·       Phiếu chuyển khoản giữa các Ngân hàng

·       Tiền tồn tại Ngân hàng

·       ...

5. Lãi lỗ:

·       Báo cáo lãi lỗ tổng, nhóm hàng, mặt hàng, phiếu,...

·       Dùng chức năng PivotTable để phân tích kinh doanh

·       Xem tồn kho thành tiền tổng, chi tiết từng kho

·       Phân tích lãi lỗ theo nhân viên kinh doanh

·       …

6. Phân Quyền:

·       Phân quyền cho nhóm, người dùng từng chức năng cụ thể

·       Mỗi nhân viên có quyền sửa thêm số liệu trong vòng mấy ngày do ta quy định.

·       Nhân viên này không được sửa số liệu của người khác

·       Nhân viên chỉ được thấy số liệu trong phạm vi cho phép

·       Quá trình sửa xóa được hệ thống tự động ghi thông tin lại

·       Nhân viên của kho thấy số liệu trong phạm vi cho phép

·       …

7. Tiện ích:

·       Dể sử dụng

·       Báo cáo doanh số theo từng cửa hàng, từng kho, từng nhân viên kinh doanh, từng nhóm hàng,...

·       Tính tuổi hàng tồn kho

·       Hệ thống sao lưu dữ liệu tự động

·       Quản lý giao hàng: Quản lý nhân viên giao hàng, thấy được đơn hàng nào chưa giao, thời gian bất đầu và kết thúc việc giao hàng,…

·       Tính điểm, đánh giá nhân viên giao hàng

·       Kết nối dể dàng với module TiHa-Kế toán thuế.

·       In trực tiếp lên hoá đơn giá trị gia tăng

·       Thông qua Internet có thể xem báo cáo từ xa.

Một số thống kê doanh số, hàng tồn kho có thể xem qua trình duyệt Internet
       ...

 B.DỊCH VỤ BẢO HÀNH SỬA CHỮA:
 Phần mềm quản lý bảo hành có các chức năng sau:

1.Nghiệp vụ:

1. Quản lý 1 trung tâm bảo hành và nhiều điểm nhận/trả.

2. Quản lý hàng Bảo hành: Hàng còn trọng hạn bảo hành

3. Quản lý hàng Sửa chữa: Hàng sửa chữa có tính phí

4. Dịch vụ bảo hành ngoài: Nhân viên đến tận nơi khách hàng

5. Các danh mục tình trạng(Sự cố) , Phụ kiện kèm theo  có thể phân theo cho một hoặc nhiều mặt hàng hoặc nhóm hàng , giúp NV tiếp nhận thực hiện nhanh thao tác nhận hàng và hạn chế được sai sót.

6. Quản lý nhân viên kỹ thuật sửa chữa

Theo dõi, thống kê bất kỳ khoảng thời gian nào của một nv kỹ thuật đã thực hiện trong kỳ như thế nào.

7. Phân công, thực hiện sửa chữa

Trưởng phòng có thể phân công cho từng nhân viên kỹ thuật (phân quyền phụ trách loại hàng nào) làm những hàng nào, sau khi phân công nhân viên kỹ thuật (NVKT) đó vào phần mềm sẽ thấy những việc mình phải làm, quá trình làm NVKT cập nhật công việc đã thực hiện để bộ phận khác theo dõi.

8. Soạn hàng: Soạn hàng trả khách hàng, Soạn hàng gửi nhà cung cấp/sửa ngoài

9. Bộ phận test hàng: Bộ phận kiểm trả hàng trước khi trả khách

10.Quản lý hàng còn nợ khách.

11.Quản lý hàng gửi nhà cung cấp.

12.Xử lý hàng hư không sửa được

13.Quản lý tiền, công nợ dịch vụ bảo trì

14.Một số thông tin chính phần mềm quản lý:

     -Số serial sản phẩm, Tem nhà cung cấp, Tem do công ty cung cấp

     -Mỗi sản phẩm lần đầu đến sẽ được cấp một mã code (tương đương một sổ) để tiện theo dõi suốt quá trình sửa chữa và lịch sử sửa chữa của mặt hàng này

     -Phần mềm có dùng bảng màu để xác định mức độ cảnh báo (Hàng đến nhiều lần, trể hẹn với khách, Khách chưa đến nhận, hàng nhận trong ngày,sửa xong trước hẹn , hàng không sửa được…)

2. Công cụ phân tích số liệu và các tiện ích khác:

     Các số liệu có thể xuất ra các dang  MS Word, MS Excel,...

      Công cụ phân tích dữ liệu Pivottable, Pivotchart

     Tìm kiếm chỉ cần gõ 1 phần bất kỳ có trong dữ liệu nó vẫn tìm ra (Không cần chính xác, không cần đúng từ trai sang phải))

     Tiện ích nhắn tin:

Dùng thiết bị USB 3G gắn SIM điện thoại bất kỳ hoặc điện thoại di động (smartphone) để làm phương tiện nhắn tin .

-Bất kỳ bộ phận nào cũng có thể soạn tin nhắn như chúc tết, chúc mừng sinh nhật, hỏi thăm khách hàng sau 3 ngày nhận hàng, khi hàng sửa xong hệ thống tự động thiêt lập tin nhắn khách đến nhận hàng, …

Hoàn toàn quản lý được nội dung tin nhắn, người nhắn, số điện thoại nhận, giờ nhắn,...

     Bắt số điện thoại gọi đến:

Kết hợp thiết bị bắt số điện thoại gọi đến

-Yêu cầu line điện thoại nối trực tiếp với thiết bị trước khi vào điện thoại hoặc tổng đài và có đăng ký nhà cung cấp điện thoại phát tín hiệu số điện thoại gọi đến.

-Mỗi thiết bị kết nối một line điện thoại

-Khi có điện thoại gọi đến tùy theo user phần mềm sẽ hiển thị thông tin khách hàng gọi đến (Dù chưa nghe điện thoại). Ví dụ: User Bảo hành sẽ hiển thị sản phẩm khách hàng đang bảo hành, trạng thái sửa xong hay chưa, đã đến bao nhiêu lần,...User Kinh doanh phần mềm sẽ hiển thị trước đó khách hàng mua những sản phẩm nào giá bao nhiêu và nợ đến hiện tại...

-Tùy theo yêu cầu  của quý khách chúng tôi có thể thiết kế báo cáo kết quả phân tích qua một số điện thoại cho trước nào đó. VD: Tổng sl khách nhận/trả/đến hện/trể hẹn/… trong ngày

    Hệ thống email tự động:

-Tùy theo yêu cầu  của quý khách chúng tôi có thể thiết kế báo cáo kết quả phân tích qua một email cho trước nào đó. VD: Tổng sl khách nhận/trả/đến hện/trể hẹn/… trong ngày.

B.KẾ TOÁN THUẾ:

 -Có đầy đủ các chức năng của phần bán hàng

-Định khoản tự động, trừ một số trường hợp đặc biệt và chi phí người dùng phải tự định khoản, sau khi định khoản tự động người dùng có thể sửa lại.

-Tự động kết chuyển số dư tài khoản theo bảng mô tả trước.

-Tự động tính khấu hao tài sản cố định.

-Cuối tháng chạy giá vốn, kết chuyển tự động

-Xuất file excel các mẫu báo cáo thuế hàng tháng (phù hợp cho chương trình HTKKT của Bộ Tài chính)

-Các mẫu báo cáo tài chính:

  Bảng cân đối kế toán TK cấp 1

  Bảng cân đối kế toán TK cấp 2

  NKC, Sổ cái, sổ chi tiết, phiếu thu chi…

  BCTC, quyết toán tháng - năm

 …

 Mở - khóa sổ

Từ số liệu báo cáo dễ dàng truy ngược đến chứng từ gốc

Công cụ chuyển đổi số liệu thực tế sang kế toán thuế

Chuyển tự động:

-Chuyển toàn bộ

-Chỉ chuyển chứng từ có hoá đơn

-Gọp nhiều chứng từ vào một hoá đơn

-Chuyển đổi theo bảng mô tả trước

Chuyển thủ công:  

-Từ chứng từ thực tế nhân viên kế toán bổ sung thông tin hoá đơn, điều chỉnh hàng hoá, số lượng, đơn giá (nếu cần) trước khi chuyển vào dữ liệu thuế.

-Yêu cầu máy chủ có kết nối Internet

    Hệ thống tra cứu thông tin hàng bảo hành qua Web:

-Chúng tôi có thể phối hợp với đơn vị thiết kế web của Quý Cty (nếu đã có web) để thiết kế trang web tra cứu thông tin hàng Bảo hành qua web.

    Hệ thống sao lưu dữ liệu tự động

-        Định kỳ trong ngày hệ thống tự động sao lưu dữ liệu vào thiết bị cho trước (thiết bị phải kết nối trực tiếp với máy chủ : HDD, HDD gắn ngoài, Thẻ nhớ, USB)

    Phần mềm có chức năng Update từ Internet xuống: -Yêu cầu máy cần update có kết nối Internet.

. Hệ thống chấm điểm, đánh giá nhân viên đi dịch vụ ngoài.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Chúng tôi sẽ phân tích thiết kế theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.