Những câu hỏi thường gặp
Từ khóa:
1.Hỏi.Làm như thế nào để tôi quản lý tiền tạm ứng?
Trả lời : Có hai cách để quản lý tiền tạm ứng đó là
Quản lý không theo tài khoản :
Xem người quản lý người tạm ứng như là một khách hàng. Vào menu Danh mục Khách hàng điền thông tin của người tạm ứng vào đây, nợ cũ (tạm ứng cũ chưa thu hồi) đưa vào ô số dư đầu, khi người đó tạm ứng thì làm phiếu chi chọn là "Thanh toán tiền hàng", không chọn thanh toán cho chứng từ nhập nào hết. Khi thu hồi tạm ứng làm phiếu thu chọn là "Thanh toán tiền hàng", không chọn thanh toán cho chứng từ xuất nào hết.
Để xem lại quá trình tạm ứng/thu hồi tồn của người nào thì vào phần "Lịch sử mua bán" xem người đó.
Trường hợp này thì đơn giản không cần biết tài khoản, có nhược điểm là không tách ra được tiền tạm ứng và công nợ bán hàng vì nó đưa chung vào danh sách công nợ mua bán hàng.
Quản lý theo tài khoản :
Khai báo người tạm ứng hay nhóm tạm ứng là tài khoản con của TK 141. Ví dụ : Nguyễn Văn A có TK tạm ứng là 1411, Trần Thị B có TK tạm ứng là 1412, Tạm ứng mua vật tư 1413,…
Khi tạm ứng/Thu hồi thì làm phiếu chi/Thu (Nếu qua Ngân hàng thì làm giấy báo Nợ/Có) chọn là "Khác" sau đó định khoản đúng người tạm ứng.
Theo dõi một người một khoảng thời gian vào "Thống kê-Báo cáo" chọn tài khoản con của 141 đúng với tên người cần xem. Ví dụ: 1417. Bấm "Sổ Cái"
Theo dõi tổng tạm ứng một khoảng thời gian vào "Thống kê-Báo cáo" chọn tài khoản 141 xong bấm "Sổ Cái":
2.Hỏi : Tôi muốn quản lý từng loại chi phí thì phải làm sao?
Trả lời : Tương tự như câu hỏi 1. Có 2 cách quản lý chi phí
Quản lý không theo tài khoản :
Khi làm phiếu chi chọn lý do chi. Trong danh mục "Lý do" ta tạo hết các loại chi phí vào. Để xem lại chi phí ta vào "Thống kê-Báo cáo" chọn loại báo cáo "Tiền tệ" Danh sách chi phí.
Quản lý theo tài khoản : Cách làm tương như câu hỏi 1. Tạo TK con của 627
3.Hỏi : Tôi muốn xem doanh thu, lãi lỗ thì xem ở đâu?
Trả lời :Có 2 cách xem
Không theo tài khoản :
- Xem doanh thu : Mở "Thống kê-Báo cáo" chọn thời gian cần xem, chọn loại báo cáo là "Hàng hóa" chọn kho cần xem hoặc dấu "*" để xem tất cả các kho "Quá trình xuất hàng"
- Xem doanh thu và lãi lỗ: Mở "Thống kê-Báo cáo" chọn thời gian cần xem, chọn loại báo cáo "Phân tích lãi lỗ" 2.Tổng từng mặt hàng. Chú ý trong khoảng thời gian này phải có ít nhất một phiếu nhập và một phiếu xuất. Nếu không có phải làm một phiếu giả có khách hàng có mặt hàng nhưng SL=0.
- Theo tài khoản : Mở "Thống kê-Báo cáo" chọn thời gian cần xem, chọn loại báo cáo là "Báo cáo tài chính" Kết quả hoạt động kinh doanh I-Lãi lỗ.
4.Hỏi : Sau một thời gian dài sử dụng bây giờ tôi muốn xóa bớt số liệu của các năm trước nhưng vẫn phải đảm bảo đúng hàng tồn kho, công nợ, tiền mặt,… thì phải làm sao?
Trả lời : Mở "Thống kê-Báo cáo" chọn thời gian chọn từ ngày đến ngày bằng với ngày cuối của thời gian muốn xóa. Ví dụ : Xóa tất cả số liệu trước năm 2004 thì chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc là 31/12/2003, sau đó chọn loại báo cáo "Phân tích lãi lỗ" Thoát TiHa Mở lại TiHa Mở "Thống kê-Báo cáo" chọn lại thời gian chọn từ ngày đến ngày bằng với ngày cuối của thời gian muốn xóa Ctrl+F6 Tiện ích Mở rộng Kết sổ.
5.Hỏi : Tôi muốn xóa tất cả dữ liệu chỉ để lại các danh mục như danh mục hàng hóa, khách hàng,… thì làm cách nào nhanh nhất?
Trả lời: Vào "Quản lý hệ thống" Xóa dữ liệu Tất cả Xóa
Chú ý : Xóa luôn số dư đầu công nợ khách hàng/nhà cung cấp, không xóa số dư đầu hàng hóa, không tạo số mang sang.
6.Hỏi : Tôi muốn lấy file dữ liệu này để nối tiếp vào file dữ liệu kia thì phải làm sao?
Trả lời : Bạn phải mua thêm phần TiHa-Copy để làm điều này.
7.Hỏi : Tôi cần quản lý số serial của hàng hóa, thông tin về bảo hành đối với khách hàng, đối với nhà cung cấp, in phiếu bảo hành, theo dõi lịch sử hàng bảo hành, nhập serial bằng thiết bị quét mã vạch (Scan barcode), in mã vạch, theo dõi được hàng còn nợ khách hàng , nhà cung cấp còn nợ mình…
Trả lời: Trong TiHa chỉ giải quyết một phần về việc quản lý nhập, xuất, theo dõi số serial, in mã vạch. Nhập số serial vào menu "PS chứng từ Nhập số serial…", tìm kiếm số serial vào menu "Thống kê Tìm số serial…", phần còn lại nằm trong TiHa-Service.
8.Hỏi : Trong quá trình kinh doanh tôi nghi ngờ một mặt hàng nào bị mất hoặc sai sót gì đó, tôi muốn xem lại mọi phát sinh chứng từ (kể cả ngày giờ tạo ra nó) đối với mặt hàng đó như nhập-xuất-ký gửi-tồn thì tôi xem ở đâu?
Trả lời : Vào menu "Thống kê Thẻ kho" nhập khoảng thời gian cần xem, chọn mặt hàng đó, chọn kho hoặc chọn tất cả các kho bấm nút xem chi tiết, Muốn xem chi tiết phiếu nào thì nhấp double lên phiếu đó, muốn xem có đơn giá và hàng tồn hoặc in ra bấm thêm nút "Thẻ kho".
9. Hỏi : Thỉnh thoảng mở TiHa lên tự động hiện form "Mở tập tin cơ sở dữ liệu" tôi lập tức bấm nút "Liên kết" thì bị lỗi tôi thoát TiHa ra (Alt+F4) khi vào lại cũng xuất hiện lại form "Mở tập tin cơ sở dữ liệu" nhưng đường dẫn đến file dữ liệu bây giờ chỉ là số 0. Vậy tôi phải giải quyết như thế nào?
Trả lời : Nếu ta không có xóa hoặc dời file dữ liệu thì tốt nhất là thoát TiHa (Alt+F4) (không nên bấm "Liên kết" ngay lúc này) xong kiểm tra mạng trước khi mở TiHa lại lần nữa. Nếu liên kết lần thư hai (đã chỉ đúng đường đến file dữ liệu) vị không được thì có thể bị lỗi do mạng chưa thông hoặc có một máy nào đó đang truy xuất dữ liệu lại bị tắt đột ngột. Trong trường hợp này ta nên đánh dấu vào ô "Sửa tập tin cơ sở dữ liệu trước khi liên kết" trước khi bấm liên kết.
10. Hỏi : Tôi muốn thay đổi một số từ ngữ đã sử dụng trong TiHa có được không?
Trả lời : Được. Vào menu "Tiện ích Mở rộng Điều chỉnh ngôn ngữ giao diện".
Nếu ta muốn thay đổi form (Biểu mẫu trên màn hình) chọn form sau đó chọn form cần thay đổi, nếu là report (Các báo biểu in ra) chọn report chọn report cần thay đổi tìm từ ngữ nào muốn thay đổi ta sửa lại đúng theo ý của mình. Chú ý mỗi khi nâng cấp TiHa các thay đổi của bạn sẽ bị mất.
11.Hỏi: Dư nợ ban đầu của nhà cung cấp và khách hàng tôi nhập vào đâu?
Trả lời : Khi khai báo Khách hàng hay Nhà cung cấp mới ta nhập dư nợ ban đầu tại ô Dư nợ ban đầu. Nhập theo qui luật : Khách hàng nợ gõ số dương, ta nợ (Nhà cung cấp cũng như khách hàng)gõ số âm .